Оптимизация ведения учета и внедрение информационной системы на базе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана» на Tele2-Казахстан

Публикация внедренного решения на сайте фирмы «1С»
Публикация консалтинговой части проекта на сайте фирмы «1С»

Клиент: ТОО «Мобайл телеком - сервис»
Отрасль внедрения: Услуги связи
Дата внедрения: Март 2013г.
Базовая конфигурация: «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана»
Описание:

Компанией «AVITIM» успешно завершила внедрение «1С:Управление производственным предприятием 8» на Tele2-Казахстан.

Tele2 - европейский оператор связи. Сейчас Tele2 обслуживает более 31 миллиона абонентов в 11 странах мира. Компания предлагает услуги мобильной и фиксированной телефонии, широкополосного доступа в Интернет, кабельного телевидения, а также занимается розничной торговлей стартовыми пакетами, картами оплат, средствами связи и сопутствующими товарами. В Республике Казахстан Tele2 появилась в 2010 году, завершив сделку по покупке местного оператора связи. После интеграции компании в бизнес группы Tele2, полной замены оборудования на современное, с поддержкой 3G, обновления продуктового портфеля и маркетинговой платформы сеть начинает работать под брендом Tele2. Ключевыми преимуществами нового бренда стали - хорошее качество связи и по-настоящему низкие цены.

В связи со стремительным развитием компании и существенным повышением требований к системе управления предприятием возникла необходимость перехода на качественно новые платформу и конфигурацию. Ранее использовались «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Торговля и Склад 7.7».

Перед проектной группой были поставлены цели:

Автоматизации бухгалтерского и налогового учета в соответствии с планами счетов и требованиями законодательства и налогообложения Казахстана.
Автоматизации управленческого учета.
Автоматизации основных производственных и учетных бизнес процессов с учетом отраслевой и корпоративной специфики предприятия.
Объединения в единую информационную систему управленческого, бухгалтерского и налогового учета предприятия, основанную на единой информационно-справочной базе.
Сокращения сроков подготовки регламентированной, управленческой и корпоративной отчетности.

Проанализировав требования к информационной системе и специфику учетных методологий предприятия, проектная группа рекомендовала в качестве основы для автоматизации конфигурацию « 1С:Управление производственным предприятием 8» фирмы «1С» как информационную систему на современной технологической платформе, обеспечивающую широкую функциональность и комплексность решения.

В ходе проекта были выполнены следующие работы:

Продажа Лицензий 1C и установка программного продукта УПП8
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе.
Разработка Технического задания на изменение типового функционала и на дополнительный функционал для отраслевой специфики предприятия.
Внесение изменений в функционал типовой конфигурации УПП8 под отраслевую специфику ведения учета.
Проектирование дополнительного отраслевого функционала.
Разработка Технического задания и проектирование конверторов.
Перенос данных из ранее используемых систем автоматизации.
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.
Интеграция со сторонними системами автоматизации.
Обучение пользователей типовому и дополнительному функционалу.
Запуск в опытную эксплуатацию и просчет двух месяцев.
Сдача системы в промышленную эксплуатацию.

Для реализации особенностей учета в компании специалистами «AVITIM» было выполнено проектирование дополнительного функционала.

Первый этап:

Покомпонентный учет базовых телефонных станций (БТС). Учет оборудования для монтажа БТС реализован в разрезе складов, контрагентов, договоров контрагентов с сохранением связей как на этапе учета ТМЗ, так и при принятии к учету данного оборудования в виде основных средств. Данный механизм включает в себя: заказ и передачу оборудования на склад БТС, принятие к учету Методом начисления, принятие к учету оборудования по материальному листу и принятие к учету по факту. На любом этапе учета ОС БТС предусмотрен возврат ОС на склад. Возврат оборудования на склад на этапах до фактического принятия к учету подразумевает сторнирование суммы накопленной амортизации возвращаемого оборудования. В соответствии с реализованным механизмом учета в отчеты добавлена возможность отбора по БТС.
Дополнительный учет материальных активов, списанных по бухгалтерскому учету, но фактически использующихся, позволяющий контролировать остатки и движение в количественном и в суммовом выражении, а также вернуть материальный актив в балансовый учет.
Параллельный учет реализации товара (стартовые пакеты, карты оплат) по дистрибьюторам в ценах по номиналу для возможности контроля данных, полученных из биллинговой системы, после процесса активации.
Начисление вознаграждений дистрибьюторам.
Закрытие авансовых платежей переносом кредиторской задолженности по покупателям на определенного контрагента.
Учет услуг сторонних организаций, оказанных в ходе строительства и монтажа БТС. Распределение услуг на оборудование БТС происходит только в момент фактического принятия к учету ОС БТС.
Учет Договоров и условий по расходам БТС (аренда, электроэнергия, коммунальные услуги и пр.)
Учет расходов БТС с возможностью отражения затрат методом начисления и по факту. Благодаря внедрению данной подсистемы сотрудники Технического департамента получили возможность анализировать заключенные договора, формировать планы на заключение новых договоров, видеть все взаиморасчеты по конкретной БТС или контрагенту за любой период. И как результат - оперативно принимать решения по оплатам услуг.
Расчет командировочных расходов (суточные, проживание, проезд) согласно внутреннему положению и учетной политике предприятия. Благодаря внедрению данной подсистемы отмечено более четкое взаимодействие подотчетного лица и компании. Налажен жесткий контроль затрат на командировки согласно положению компании.
Многоуровневое согласование и контроль выплат по командировочным расходам.
Учет предоставленных услуг, оказанных аутсорсинговой компанией по командировочным расходам (проезд, проживание). Благодаря внедрению данной подсистемы был налажен процесс загрузки данных из внешних файлов, предоставленных аутсорсинговой компанией услуг, по каждому сотруднику и при предоставлении сотрудником отчетных документов (билеты, фискальные документы по оплате на проживание), а также оперативный контроль аутсорсинговой компании по предоставленным услугам.
Расчет резерва по отпускам в зависимости от количества неиспользованных дней.
Расчет оплаты ночных, сверхурочных, выходных и праздничных методом от обратного.
Рассылка Расчетных листков на электронные адреса сотрудников.
Реализация корпоративных особенностей ведения кадрового учета. Проектирование 33 печатных форм документов по кадровому учету на русском и казахском языках.
Интеграция с системой «Банк-Клиент». Разработана и внедрена технология обработки выписок банка («Импорт») в зависимости от "Назначения платежа".
Разработка 34 дополнительных Ролей пользователей по различным участкам учета.

Второй этап:

УПРАВЛЕНИЕ САЙТАМИ (БТС) С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ШТРИХКОДИРОВАНИЯ
Реализован «Учет движения оборудования БТС» - полный цикл от Заказа оборудования поставщику до списания с использованием штрихкодирования. Для сканирования штрихкодов оборудования используется терминал сбора данных(ТСД). Обмен информацией между ТСД и 1С:УПП8 происходит посредством файлов через каталог обмена. Идентификация оборудования производится по штрихкоду кода продукта и по штрихкоду серийного номера. Штрихкодирование используется как для номенклатуры, так и для основных средств, являющихся оборудованием для БТС. Для обеспечения непрерывной и корректной работы системы на этапе перехода на учет с использованием штрихкодирования разработаны дополнительные механизмы работы. При запуске использования штрихкодирования в системе нет серийных номеров, добавлена возможность ручной «привязки» серийных номеров к объектам номенклатуры и/или основных средств. Все действия пользователей на каждом этапе регламентированы ролями и контролируются дополнительными правами.
ПОСТУПЛЕНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ НА СКЛАД
Загрузка упаковочного листа поставщика оборудования производится в документ «Упаковочный лист»с контролем справочника «Номенклатура» на наличие оборудования и на дубли серийных номеров. При этом контролируется соответствие содержимого упаковочного листа с «Заказом поставщику», оформленным в системе ранее.
При фактическом поступлении оборудования на Центральный склад сканирование производится в два этапа. Первичное сканирование подразумевает сканирование штрих кодов коробок. На данном этапе происходит контроль поступления мест итого. Вторичное сканирование – сканирование кода продукта и серийного номера оборудования, находящегося в коробках, т.е. всего поступившего оборудования. Далее данные, полученные с ТСД, загружаются в систему 1С:УПП8, формируются документы поступления «Поступление ТМЗ и услуг» или «Приходный ордер на товары». Цены на оборудование в документах поступления соответствуют ценам в заказе поставщику. Если в дальнейшем на основании приходного ордера, сформированного на основании Упаковочного листа, создается документ «Поступление ТМЗ и услуг», то связь с заказом поставщику также сохраняется и цены на оборудование также соответствуют ценам из заказа.
Для наглядности контроля принимаемого оборудования с заказом поставщику разработаны отчеты. Возможны просмотр и сравнение данных по заказу и всем упаковочным листам, зафиксированным в системе по данному заказу.
ВЫДАЧА ОБОРУДОВАНИЯ СО СКЛАДА ПОДРЯДЧИКУ
Выдача оборудования с Центрального склада предприятия на склады подрядчиков для строительства БТС производится только на основании внутреннего Заказа. Для оптимизации труда работников склада при выдаче оборудования в системе создан документ «Сводная заявка», формирование которой производится по выбранным заказам на Центральный склад от подрядчиков. Оборудование для БТС с Центрального склада на склады подрядчиков отпускается по общему списку оборудования «Сводной заявки». При этом закрытие внутренних заказов в системе производится по каждому заказу в отдельности в момент формирования документов перемещения. Документы перемещения формируются на основании данных, полученных из ТСД.
Предусмотрена печать сводной заявки, а также формирование отчета-сравнения фактически выданного оборудования с заказанным (внутренний заказ).
СКАНИРОВАНИЕ ОБОРУДОВАНИЯ ПРИ ПЕРЕМЕЩЕНИИ СО СКЛАДА ПОДРЯДЧИКА НА БТС
Документ «Сканирование оборудования на сайте» является основанием для формирования документов перемещения оборудования со склада подрядчика на конкретную БТС, монтаж которой производит данный подрядчик. На данном этапе производится контроль остатков оборудования на складе подрядчика с учетом серийных номеров. Если серийного номера передаваемого оборудования, полученного из ТСД, нет на остатке склада подрядчика, система не позволит создать документ перемещения данного оборудования на склад БТС. При необходимости на основании документа «Сканирование оборудования на сайте» возможно создание документа «Принятие к учету БТС методом начислений».
Предусмотрено формирование отчета - сравнения фактически переданного оборудования с остатками склада подрядчика.
АУДИТ САЙТОВ - ПРИЕМКА БТС (МАТЕРИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ)
Документ «Аудит сайтов» позволяет контролировать соответствие остатков оборудования на складе БТС и оборудования, фактически установленного на данную БТС, с учетом серийных номеров. На основании данных этого документа в системе формируется документ «Материальный лист», списывающий оборудование с подрядчика. На данном этапе оборудование может быть как объектом «Номенклатуры», так и объектом «Основных средств».
Предусмотрено формирование отчета-сравнения фактически установленного оборудования с остатками склада БТС, т.е. оборудованием, которое должно быть установлено на БТС. Сравнение производится по серийным номерам.
ФАКТИЧЕСКАЯ ПРИЕМКА БТС
При фактическом принятии БТС к учету производится распределение накопленных услуг по данной БТС на основные средства, указанные пользователем. Распределение возможно как общей суммой, так и по каждой услуге в отдельности.
ДЕМОНТАЖ ОБОРУДОВАНИЯ
Документ «Демонтаж оборудования с БТС» по данным сканирования ТСД позволяет контролировать, действительно ли данное демонтируемое оборудование (по серийному номеру) было установлено на эту БТС. На основании этих данных формируются документы «Возврат оборудования БТС», «Перемещение товаров» или «Реструктуризация ОС». На данном этапе оборудование также может быть как объектом «Номенклатуры», так и объектом «Основных средств».
Предусмотрено формирование отчета-сравнения фактически демонтированного оборудования с установленным на БТС. Сравнение производится по серийным номерам.
БЮДЖЕТНЫЙ КОНТРОЛЬ
При настройке функционала устанавливается связь между данными бухгалтерского учета и бюджетного контроля и устанавливается признак проверки расходов.
По данным, подготовленным отделом бюджетного контроля, формируется плановый бюджет на квартал/год.
При проведении первичных документов на основании настроек формируются данные в бюджетный контроль. Если расходы имеют признак проверки, выполняется контроль на наличие бюджета. На основании плановых и фактических данных формируется план-фактный анализ, отчет о прибылях и убытках(ОПиУ) и отчет по денежным потокам.
КОНТРОЛЬ IP (ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОЕКТОВ)
Первоначально в систему вносятся данные по IP. При создании документов «Заказ поставщику» выполняется проверка на наличие бюджета. Выполняется проверка на наличие показателей по IP (количественных, суммовых). Заказ поставщику проходит многоуровневое согласование в зависимости от маршрута утверждения. В стадии утверждения «Заказ поставщику» находится в режиме Резерва.
На основании «Заказа поставщику» формируются условия оплаты, на основании которых формируется «Заявка на расходование денежных средств», которая проходит многоуровневое согласование в зависимости от маршрута утверждения. На основании «Заявок на расходование средств» Казначейство формирует «Реестр платежей», который также проходит многоуровневое согласование в зависимости от маршрута утверждения. На основании «Реестра платежей» формируются платежные поручения для выгрузки в банк-клиент.
На основании «Заказа поставщику» формируются документы «Поступление товаров и услуг» и «Поступление доп.расходов». Выполняется контроль IP на соответствие Заказа.
Для контроля служит отчет «Анализ IP», в котором собираются данные по Заказам, оплатам и поступление в разрезе IP.

В промышленную эксплуатацию были запущены следующие подсистемы:

Бухгалтерский учет;
Налоговый учет;
Расчет зарплаты;
Управление персоналом;
Управление денежными средствами;
Учет основных средств и НМА;
Управление данными об изделиях;
Управление отношениями с клиентами (CRM);
Управление отношениями с поставщиками (SRM);
Управление заказами покупателей;
Управление закупками;
Управление запасами;
Управление производством;
Управление ремонтами;
Расчет себестоимости оказанных услуг;
Управление продажами;
Управление розничной торговлей.
Бюджетный контроль
Контроль инвестиционных проектов
Управление сайтами(БТС)

Информационная система, построенная на базе «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана» позволила решить все поставленные задачи. Теперь руководители и менеджеры TELE2-Казахстан могут оперативно управлять инвестиционными проектами, материальными активами, денежными потоками и кадровыми ресурсами, оперативно получать четкую картину структуры затрат, доходов и финансовых результатов, оптимизировать дебиторскую задолженность предприятия.

В планах компании - дальнейшее развитие системы, расширение используемого функционала и количества рабочих мест, глубокая интеграция с производственными и корпоративными учетными системами.

Автоматизировано 520 рабочих места.