Оптимизация учета и внедрение информационной системы на базе ПП «1C:Управление производственным предприятием 8» в ТОО «Мобайл телеком – сервис» (Tele2-Казахстан)

Публикация консалтинговой части проекта на сайте фирмы «1С».

Публикация внедренного решения на сайте фирмы «1С».

Клиент: ТОО «Мобайл телеком - сервис»
Отрасль внедрения: Услуги связи
Дата внедрения: Январь 2012г.
Базовая конфигурация: «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана»
Тип проекта: Консалтинг с последующей автоматизацией
Описание консалтинговой части проекта:

Tele2 - европейский оператор связи. Сейчас Tele2 обслуживает более 31 миллиона абонентов в 11 странах мира. Компания предлагает услуги мобильной и фиксированной телефонии, широкополосного доступа в Интернет, кабельного телевидения, а также занимается розничной торговлей стартовыми пакетами, картами оплат, средствами связи и сопутствующими товарами. В Республике Казахстан Tele2 появилась в 2010 году, завершив сделку по покупке местного оператора связи. После интеграции компании в бизнес группы Tele2, полной замены оборудования на современное, с поддержкой 3G, обновления продуктового портфеля и маркетинговой платформы сеть начала работать под брендом Tele2.

Предпосылки для начала проекта были следующие:

Потребность в повышении точности и оперативности управленческого и бухгалтерского учета.
Необходимость в минимизации сроков получения регламентированной и корпоративной отчетности.
Снижение трудоемкости учетных операций.
Отсутствие единой, прозрачной и точной системы сбора и обработки информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Отдельные слабоформализованные производственные и учетные бизнес-процессы, отражающие отраслевую и корпоративную специфику предприятия.

Целью консалтинговой части проекта было обеспечение единой методологией основных производственных и учетных бизнес-процессов с учетом отраслевой и корпоративной специфики предприятия, их оптимизация и адаптация на уровне объектов и процедур «1С:Управление производственным предприятием 8.»

Компанией «AVITIM» по проекту были выполнены следующие работы:

Диагностика всех учетных операций предприятия.
Анализ существующего на предприятии плана счетов бухгалтерского учета, консалтинг по оптимальному использованию счетов и регистров.
Подготовка предложений по совершенствованию системы учета в связи с наличием отраслевых и корпоративных особенностей.
Оптимизация использования бухгалтерских регистров. По определенным счетам переработана структура аналитического учета. Модернизация структуры некоторых ключевых справочников.
Адаптация бизнес модели компании с методологией на уровне инструментария «1С:Управление производственным предприятием 8».
Внедрение методологических изменений в учете. Обучение новым методикам и дальнейшее курирование их использования.

В ходе проведения работ был решен перечень задач:
1) Формализована методика ведения покомпонентного учета базовых телефонных станций (БТС). Учет предназначен для сбора и хранения информации как в целом по БТС, так и по каждому оборудованию, входящему в состав данной БТС. При этом принятие к учету оборудования и основных средств, относящихся к БТС, включает в себя следующие этапы:

Заказ и передачу оборудования на склад БТС.
Принятие к учету методом начислений.
Принятие к учету оборудования по материальному листу.
Принятие к учету фактически.

Возврат оборудования на склад может производиться с любого этапа. При этом необходимо сторнировать накопленную амортизацию ОС.
Кроме того, был добавлен учет оборудования в разрезе контрагентов (подрядчиков, строящих БТС) и договоров контрагентов. При этом движение по партиям оборудования ведется до момента списания оборудования со склада БТС и с контрагента, соответственно. Это происходит на этапе сдачи контрагентом Материального листа, т.е. компонентами БТС являются основные средства. Таким образом, реализована возможность контролировать остатки и движение оборудования по конкретным контрагентам не только на этапе складского учета, но и на этапе учета ОС.
Отраслевая специфика данного предприятия предполагает ведение учета основных средств по группам компонент, влияющим на параметры учета ОС. Такой механизм был согласован и внедрен, что позволило значительно сократить время и трудоемкость обработки документов по учету ОС.

2) Согласован и утвержден механизм учета услуг сторонних организаций, оказанных в ходе строительства и монтажа БТС и процедура распределения услуг на оборудование БТС в момент фактического принятия к учету ОС БТС. Данный механизм позволяет иметь полную информацию по услугам, отнесенным на конкретную БТС, в разрезе статей затрат и по распределению конкретной услуги по компонентам БТС также в разрезе статей затрат.

3) Формализован участок учета материальных активов, списанных по бухгалтерскому учету, но фактически используемых сотрудниками. Данный учет материальных активов позволяет полностью контролировать остатки и движение, как в количественном, так и в суммовом выражении, от момента перехода из балансового учета в забалансовый учет и перемещения между сотрудниками до окончательного списания или возврата, при необходимости, в балансовый учет.

4) В ходе проекта была переработана методология формирования, утверждения и оплаты заявок на командировочные расходы. С помощью подсистемы «Учет командировочных расходов» сотрудники компании формируют заявку на командировочные расходы. В заявке выполняется расчет командировочных расходов по всем направлениям (города Казахстана, СНГ, дальнее зарубежье) по нормам в разрезе суточных, проезда, проживания с контролем лимита расходов по нормативам предприятия. Многоуровневое согласование позволяет контролировать выплаты по командировочным расходам. Также разработан механизм закрытия заявок.

5) Разработана технология контроля аутсорсинговой компании, предоставляющей услуги по командировкам (транспорт, проживание), налажен процесс обработки документов по предоставленным услугам по каждому сотруднику и при предоставлении сотрудником отчетных документов (билеты, фискальные документы по оплате на проживание).

6) Видоизменен алгоритм расчета резерва по отпускам в зависимости от количества неиспользованных дней.

7) Для реализации принципа одноразового ввода информации совместно с сотрудниками Tele2 переработана и упорядочена методология учета расходов по БТС с возможностью методом начисления и по факту. Данный блок дал дополнительную аналитику и четкий механизм контроля затрат по БТС.

8) Формализован и адаптирован учет реализации определенных видов товара через дистрибьюторов (стартовые пакеты, карты оплат) путем добавления параллельного учета этого товара в разрезе дистрибьюторов в ценах по номиналу для возможности контроля данных, полученных из биллинговой системы, после процесса активации, а также корректного и своевременного отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета.

9) Проведен анализ и согласование методологии отражения в бухгалтерском учете расчета начисления вознаграждений по дистрибьюторам. Ранее используемые методы систематизированы и сгруппированы по направлениям (условиям) начисления вознаграждения. Для каждого направления определены параметры учета и контроля отражения сумм вознаграждения в бухгалтерском учете затрат, как по методу начисления (планируемые), так и при занесении фактических затрат.

10) Адаптирована методология расчета себестоимости оказанных производственных услуг к инструментарию и механизмам «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана».
Прежняя методология исключала возможность использования блока расчета себестоимости оказанных услуг как производственных услуг. А только предполагала, что все оказанные за учетный период услуги носят производственный характер без конкретного расчета себестоимости. И соответственно без отнесения прямых и косвенных затрат на себестоимость услуг.

11) Внедрена методология ведения кадрового учета и расчета заработной платы на уровне правил, заложенных в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана» в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами Республики Казахстан. Так как кадровый учет и расчет заработной платы велся в различных программах не взаимосвязанных между собой, то заказчик сталкивался с различными проблемами. Для организации связи между кадровым учетом и расчетом заработной платы была унифицирована структура справочников, что позволило организовать процесс расчета заработной платы таким образом, чтобы прослеживалась зависимость начислений от данных кадрового учета. Кроме этого были разработаны отчеты по изменениям заработной платы в разрезе подразделений по сотрудникам за произвольный период для предоставления зарубежным учредителям. Также заказчику были даны рекомендации по ведению учета и анализа данных иностранных граждан, в том числе рабочих разрешений.

12) Существенно переработана технология ведения кадрового документооборота. В частности документооборот департамента HR и отдела расчета зарплаты начали работать по принципу «одноразового ввода». Разработаны и формализованы печатные формы документов по кадровому учету на русском и казахском языках (трудовые договора, соглашения о конфиденциальности, договора подряда, документы по приему на работу, отпускам, командировкам, различным кадровым перемещениям, увольнению и пр.).

Результатом выполнения работ в рамках консалтинговой части проекта являются разработанные модели учета, которые были взяты как методологическая основа для адаптации типового и разработки дополнительного функционала при проектировании и внедрении автоматизированной системы.
Реализация разработанных методик в программном продукте «1C:Управление производственным предприятием 8» позволила руководителям и менеджерам TELE2-Казахстан оперативно управлять денежными потоками и материальными активами, управлять человеческими ресурсами, оптимизировать дебиторскую задолженность предприятия, оперативно получать четкую картину структуры затрат, доходов и финансовых результатов.