Оптимизация бизнес-процессов с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1C:Управление производственным предприятием 8» на 14 предприятиях производственного холдинга «VITA»

Публикация консалтинговой части проекта на сайте фирмы «1С».

Публикация внедренного решения на сайте фирмы «1С».

Клиент: Производственный холдинг АО «VITA»
Отрасль внедрения: Производство, Торговля, Услуги, Сельхозпроизводство
Дата внедрения: Май 2011 гг.
Базовая конфигурация: «1С:Управление производственным предприятием 8»,
«1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана»
Тип проекта:Консалтинг с последующей автоматизацией
Описание консалтинговой части проекта:

Работы были выполнены на 14 предприятиях производственно-коммерческого холдинга АО «VITA» (Казахстан, Алматы), расположенных в Кыргызстане, два из которых, представляют собой крупные производства:

ОАО «Ак-Суу-Вита» (Ак-Суу) - кукурузоперерабатывающий сахарный комбинат;
Чуйский филиал ОсОО «Елимай» (Токмок) - сыро-молочный комбинат;
ОсОО «Вита-агро-сервис» (Бишкек) - агропромышленное предприятие;
ОсОО «БиоVITA» - агропромышленное предприятие;
ОсОО «Елимай»(Бишкек) с 3 филиалами в городах Ош, Каракол, Балыкчи, вспомогательное операционное предприятие;
ОАО «Токмокский гормолзавод» (Токмок) - вспомогательное производственное предприятие;
ОсОО «Иртыш-Транссервис-Бишкек» – вспомогательное транспортное предприятие.

В дополнение к указанным объектам в проекте был задействован и крупный коммерческий блок в составе Торгового Дома «Елимай» (Бишкек), с собственной дистрибьюторской сетью филиалов, расположенных в 4 городах Кыргызстана (Бишкек, Ош, Каракол, Балыкчи).

Предпосылки для начала проекта были следующие:
1. Отсутствие единой учетной политики на 14 предприятиях холдинга в Кыргызстане по ряду ключевых вопросов – подход к структуризации центров доходов и расходов, учет основных средств, учет материальных активов, регламенты ведения кадрового учета, схемы мотивации персонала, бюджетирование и прочее.
2. Практически отсутствовал структурированный документооборот, как внутри каждой отдельной бизнес-единицы, так и по контуру интересов Управляющей компании.
3. Полностью отсутствовали четкие временные и предметные (целевые) регламенты отчетности перед Управляющей компанией и учредителями.
4. Потребность в повышении точности и оперативности управленческого и бухгалтерского учета.
5. Необходимость в минимизации сроков получения регламентированной и корпоративной отчетности.
6. Неформализованные производственные и учетные бизнес-процессы, отражающие отраслевую и корпоративную специфику предприятий холдинга.
7. Управленческие аспекты учета, задачи консолидации, налогового учета, отраслевой и регламентированной статотчетности выполнялись частично или не были задействованы.

Основные цели проекта:

Создание единой учетной и управленческой методологии основных производственных и учетных бизнес-процессов для предприятий холдинга, имеющих отраслевую специфику и производственно - технологическое разнообразие.
Постановка бухгалтерского и налогового учета в соответствии с планом счетов и требованиями законодательства и налогообложения Кыргызстана.
Совершенствование системы учета в связи с наличием отраслевых и корпоративных особенностей предприятий холдинга.
Разработка форм отчетности и временных регламентов их предоставления Управляющей компании и учредителям.
Сокращение сроков подготовки консолидированной, регламентированной и управленческой отчетности для управляющей компании.
Снижение трудоемкости учетных операций.

Компанией «AVITIM» по проекту были выполнены следующие работы:

Диагностика всех учетных бизнес-процессов 14 предприятий холдинга, находящихся на территории Кыргызстана.
Разработка методологической платформы ведения бухгалтерского и налогового учета с наличием отраслевых и корпоративных особенностей.
Формализация использования бухгалтерских регистров и разработка структуры аналитического учета.
Унификация и формализация структуры ключевых справочников.
Адаптация бизнес модели холдинга с методологией на уровне инструментария и объектов «1С:Управление производственным предприятием 8».
Внедрение методологических моделей, обучение персонала методикам, курирование их использования.

В ходе проведения работ был решены следующие задачи:

1.Постановка бухгалтерского учета.

Приведение к общим сущностям всех различий учета (отраслевых и технологических) вне зависимости от их принадлежности к тем или иным активам и их территориальному расположению. За основу общего методологического обеспечения были приняты стандарты МСФО в редакции, адаптированной и специализированной для конечных пользователей – топ-списка управляющих менеджеров.
Разработана методология ведения аналитики в двух учетных валютах одновременно: валюте предприятий, находящихся на территории Кыргызстана (сом) и валюте Управляющей компании, находящейся на территории Казахстана (тенге). При этом разработан учет курсовых разниц в оценке, как аналитических данных, так и отдельных балансов в целом. Данная методология параллельного учета в тенге распространяется абсолютно на все хозяйственные операции при полном соблюдении принципа одноразового ввода информации в учетную систему.
Приведение к общим сущностям всех различий учета (отраслевых и технологических) вне зависимости от их принадлежности к тем или иным активам и их территориальному расположению. За основу общего методологического обеспечения были приняты стандарты МСФО в редакции, адаптированной и специализированной для конечных пользователей – топ-списка управляющих менеджеров.
Разработана методология взаиморасчетов с населением по коммунальным услугам (холодная/горячая вода, отопление, канализация, вывоз мусора, электричество).
Разработана методика учета объектов незавершенного строительства в разрезе номенклатуры и статей затрат.
Разработана методика Учета путевых листов и алгоритм расчета количества списанного горючего по нормам расхода с учетом коэффициентов (зимний/летний).
Разработан механизм учета «Единых пропусков на вывоз ТМЗ и ОС» с формированием сводной печатной формы по документам реализации, перемещения, списания, возврата.
Разработана технология взаиморасчетов по неавтоматизированным торговым точкам (НТТ) с учетом остатков и движений по складу НТТ и взаиморасчетов с контрагентом НТТ.
Разработана методология контроля «Авансов выданных».
Разработана методология учета материальных активов и основных средств, находящихся в залоге, учет «Договоров залога».

2.Трансформация/адаптация методологии ведения бухгалтерского учета для задач управленческого учета и/или для отчетности по требованиям учредителей

Разработана методология формирования консолидированных отчетов о результатах финансово-экономической деятельности структурных подразделений холдинга на уровне цехов и участков за отчетный период с возможностью группировки данных по отдельным видам товарной продукции. По доходам и расходам разработана аналитика, имеющая двухконтурную природу. По внутреннему контуру используются абсолютные показатели бизнес-единицы отчетного периода, позволяющие оценить результат деятельности в субъективных оценках. Внешний же контур аналитики, напротив, позволяет оценить итоги деятельности отдельного субъекта с учетом его вклада в общий результат по Холдингу в целом.
Разработана технология распределения на структурные подразделения холдинга косвенных затрат на содержание материнской компании, расходов по кредитованию и получения соответствующей отчетности для топ-менеджеров.
Разработана методология формирования деятельности центров ответственности с учетом детализации позиций ОПиУ и ДДС:
- Как отдельной хозяйственной единицы. В этом случае все другие структурные подразделения холдинга считаются сторонними организациями для выделенного структурного подразделения и оплачивают все товары/ услуги этого выделенного подразделения.
- Как хозяйственной единицы в составе холдинга. В этом случае в статьях ОПиУ и ДДС отражаются лишь обороты со сторонними организациями холдинга. Взаимные доходы, расходы и движения денежных средств между дочерними структурными подразделениями холдинга не учитываются (элиминируются).
- Только обороты по “внутренним” доходам, расходам и движению денежных средств между отдельными структурными подразделениями холдинга.
Разработаны единые классификаторы (номенклатура, доходы, затраты, статьи движения ДС, контрагенты и т.д.), позволяющие унифицировать и группировать объекты учета не зависимо от Плана счетов и налогообложения Кыргызстан и Казахстана для консолидации по холдингу.
Разработана методология формирования и формы отчетов с подробной детализацией по характеру обобщенных показателей, когда выбор статьи сводится к группировке по статьям затрат, а потом по месту возникновения или контрагентам.
Разработан регламент мониторинга достижения ключевых показателей бизнеса для принятия решений по эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов.

3.Разработка методики учета затрат и расчета себестоимости.
Изначально расчет себестоимости носил ярко выраженный объектный характер с наличием слабо-структурируемых методологических особенностей, привязанных к конкретным производственным технологиям (масло-молочное, сыроваренное, крахмало-паточное, сахарное и сельскохозяйственное).
К тому же руководство компании определило свои потребности в аналитике, включающие расчет себестоимости по технологическим переделам, в разрезе некоторого сквозного и утвержденного списка элементов затрат.
В целях достоверного расчета себестоимости «AVITIM» разработал методику учета затрат, предполагающую динамичную настройку (по отчетному периоду) баз распределения затрат на компоненты себестоимости в плоскостях аналитики: прямые/косвенные затраты, пропорциональные/непропорциональные затраты.
В качестве основных методологических принципов использовано следующее:

Четкая адресация элементов затрат на тот или иной их тип в соответствии с созданным для этого классификационным справочником;
Настройка баз распределения затрат по текущему периоду, в соответствии с реально используемым технологическим вариантом производства;
Сборка себестоимости по отчетному периоду с соблюдением трех основных принципов:
- Последовательность;
- Попередельный учет;
- Учет в разрезе утвержденного списка центров и элементов затрат.

Разработан уникальный алгоритм расчета себестоимости готовой продукции и коммунальных услуг для населения для градообразующего предприятия «Ак-Суу-Вита».
Разработана методология производственного метода начисления амортизации, когда сумма амортизации по ОС зависит от процента выработки всего подразделения.
Показатели себестоимости готовой продукции всегда являются базовыми для оценки эффективности производственных процессов.
Поэтому, в результате выполненных работ предприятия получили необходимый инструмент управления активами, позволяющий оценивать операционную деятельность объектов учета и принимать своевременные и адекватные решения по ее сопровождению.

4.Организация и постановка кадрового учета и расчета заработной платы в соответствии с нормами действующего законодательства.
В рамках данного вида работ были разработаны регламенты кадрового учета, предполагающие последовательное прохождение сотрудников по стадиям взаимоотношений с компанией, начиная от собеседования с потенциальным кандидатом, до приема на работу и ведения хронологического архива записей по его дальнейшим назначениям и перемещениям.
Это позволило упорядочить информационный поток по трудовым ресурсам и обеспечить необходимое качество подбора персонала и его сопровождение в новой истории компании.
По Кыргызским активам на начало проекта действовало некоторое число разрозненных методик расчета заработной платы, каждая из которых имела свои отличительные особенности, обусловленные принадлежностью к той или иной бизнес-единице.
«AVITIM» разработал и внедрил единые регламенты различных видов начислений за труд, предполагающие по необходимости и дополнительные настройки, учитывающие специфику каждого отдельного предприятия.
Единая методология начислений за труд позволила установить сопоставимые и справедливые оценки затратной части по заработной плате на объемы производства, продаж, реализации и отгрузок по всем субъектам холдинга в Кыргызстане и стала одним из ключевых и весомых факторов в оценке конечного результата для каждой бизнес-единицы, по каждому отчетному периоду.

Результатом выполнения работ в рамках консалтинговой части проекта является система интегрированных и взаимно подотчетных производственных взаимоотношений, позволяющая:

Планировать в оперативном и среднесрочном горизонте финансово-хозяйственную деятельность всех предприятий на основе единообразных методологических подходов.
Проводить факт-анализ деятельности субъектов в оперативном и внутригодовом контуре.
Получать сравнительные показатели в целях оценки эффективности всех производств и продаж готовой продукции.
Проводить факторный анализ ключевых бизнес-процессов, как внутри основного операционного блока, так и по его вспомогательным производствам, внутренней инфраструктурной составляющей.
Выявлять источники и причины возможного снижения эффективности финансово-хозяйственной деятельности, как отдельных субъектов Холдинга, так и всей компании в целом.