Оптимизация бизнес-процессов с последующей автоматизацией на базе программного продукта «1C:Управление производственным предприятием 8» на 29 предприятиях производственного холдинга «VITA»

Публикация консалтинговой части проекта на сайте фирмы «1С».

Публикация внедренного решения на сайте фирмы «1С».

Клиент: Производственный холдинг АО «VITA»
Отрасль внедрения: Производство, Торговля, Услуги, Сельхозпроизводство
Дата внедрения: Май 2011 гг.
Базовая конфигурация: «1С:Управление производственным предприятием 8»,
«1С:Управление производственным предприятием 8 для Казахстана»
Тип проекта:Консалтинг с последующей автоматизацией
Описание консалтинговой части проекта:

Работы были выполнены на 29 предприятиях производственно-коммерческого холдинга АО «VITA».
За десятилетний срок своего динамичного развития компания создала глубоко интегрированный Холдинг, территориально развернутый в четырех странах СНГ (Казахстан, Кыргызстан, Россия, Украина).
Основной технологический потенциал Казахстанского производства сосредоточен в крупном предприятии ТОО «VITA INDUSTRY» (Алматы):

переработка масличных культур;
производство растительных масел;
выпуск прочей пищевой продукции.

В группу компаний также входит Торговый дом с сетью филиалов в 18 городах Казахстана.
Инфраструктурная составляющая бизнеса предоставляет широкий спектр взаимных услуг внутри Холдинга в поддержку его основной операционной деятельности:

ТОО «VITA Машзавод» - технологический монтаж и ремонты, производство оборудования для пищевой промышленности;
ТОО «VITA AvtoTrans» - транспортировка грузов на дальние и ближние расстояния;
ТОО «VITA Security» - охранные, инкассаторские услуги, сопровождение грузов;
ТОО «Иртыш-Транссервис» - транспортно-экспедиционная компания, железнодорожные перевозки, собственный парк вагонов различного назначения;
ТОО «AlmaSeeds» - исследовательский селекционно-семеноводческий центр;
ТОО «VITA Жетысу», ТОО «VITA Алаколь», ТОО «VITA Зайсан» и ТОО «VITA Урджар» - сельскохозяйственные предприятия по производству масличных культур.

Предпосылки для начала проекта были следующие:
1. На момент начала проекта в Казахстане компания «AVITIM» имела положительный опыт долговременного сотрудничества с АО «VITA» по выполнению консалтингового проекта на 14 предприятиях холдинга в Кыргызстане.
2. Отсутствие единой учетной политики на 29 предприятиях холдинга в Казахстане по ряду ключевых вопросов – подход к структуризации центров доходов и расходов, учет основных средств, учет материальных активов, регламенты ведения кадрового учета, схемы мотивации персонала и прочее.
3. Практически отсутствовал структурированный документооборот как внутри каждой отдельной бизнес-единицы, так и по контуру интересов Управляющей компании.
4. Полностью отсутствовали четкие временные и предметные (целевые) регламенты отчетности перед Управляющей компанией и учредителями.
5. Потребность в повышении точности и оперативности управленческого и бухгалтерского учета.
6. Необходимость в минимизации сроков получения регламентированной и корпоративной отчетности.
7. Неформализованные производственные и учетные бизнес-процессы, отражающие отраслевую и корпоративную специфику предприятий холдинга.
8. Управленческие аспекты учета, задачи консолидации, налогового учета, отраслевой и регламентированной статотчетности выполнялись частично или не были задействованы.

Основные цели проекта:

Создание единой учетной и управленческой методологии основных производственных и учетных бизнес-процессов для предприятий холдинга, имеющих отраслевую специфику и производственно - технологическое разнообразие.
Постановка бухгалтерского и налогового учета в соответствии с планом счетов и требованиями законодательства и налогообложения Казахстана.
Совершенствование системы учета в связи с наличием отраслевых и корпоративных особенностей предприятий холдинга.
Разработка форм отчетности и временных регламентов их предоставления Управляющей компании и учредителям.
Сокращение сроков подготовки консолидированной, регламентированной и управленческой отчетности для управляющей компании.
Снижение трудоемкости учетных операций.

Компанией «AVITIM» по проекту были выполнены следующие работы:

Диагностика всех учетных бизнес-процессов 29 предприятий холдинга, находящихся на территории Казахстана, включая Управляющую компанию.
Разработка методологической платформы ведения бухгалтерского и налогового учета с наличием отраслевых и корпоративных особенностей.
Формализация использования бухгалтерских регистров и разработка структуры аналитического учета.
Унификация и формализация структуры ключевых справочников.
Адаптация бизнес модели холдинга с методологией на уровне инструментария и объектов «1С:Управление производственным предприятием 8».
Внедрение методологических моделей, обучение персонала методикам, курирование их использования.

В ходе проведения работ был решены следующие задачи:

1. Постановка бухгалтерского учета.
1.1. Приведение к общим сущностям всех различий учета (отраслевых и технологических) вне зависимости от их принадлежности к тем или иным активам и их территориальному расположению. За основу общего методологического обеспечения были приняты стандарты МСФО в редакции, адаптированной и специализированной для конечных пользователей – топ-списка управляющих менеджеров.
Внесены изменения в методологии учета для «VITA INDUSTRY» ( предприятие глубокой переработки масличных культур и производства растительных масел), для металлообрабатывающего предприятия «МашЗавод», для «VITA Security», оказывающего охранные и инкассаторские услуги, для железнодорожного транспортно-экспедиционного предприятия «Иртыш-Транссервис», для исследовательского селекционно-семеноводческого центра «Alma Seeds», для группы предприятий, занимающихся производством масличных культур - «VITA Жетысу», «VITA Алаколь», «VITA Урджар», «VITA Зайсан».
1.2. Под специфические учетные и производственные особенности предприятия адаптирована методика зачетных показателей закупаемого сырья по качественным нормативным и фактическим показателям: влажность, сорность, масляничность с последующим расчетом цены закупа.
1.3. По Торговому дому «VITA Trade» разработана методология ведения учета для головного предприятия в Алматы, предусматривающая:

Справедливую процентную ставку доходной части по Торговому дому, зависимую от общего финансового результата по Холдингу в целом.
Цену прихода товара с учетом его производителя (внутреннего, внешнего).
Выделение затрат транспортных услуг, оказываемых внутри Холдинга.

1.4. Разработана методология, позволяющая определять финансово-хозяйственный результат коммерческого блока как по каждому отдельному филиалу, так и по всему Казахстанскому региону в целом.
Решены задачи по филиальной сети коммерческого блока, которая не представляла собой набор самостоятельных юридических лиц, поскольку была подчинена Торговому дому. Однако она же представляла значимые интересы как объект управленческого учета по каждому отдельному филиалу. К тому же, в оперативных целях и целях налогообложения, торговые филиалы имели и свои собственные расходы и обязательства по месту их регистрации. Совмещение этих особенностей потребовало введение единообразного и комбинированного учета расходной части по каждому филиалу.
1.5. Для Торгового дома «VITA Trade» в целом разработана методология и технология консолидации всех учетных данных.
1.6. Внесены изменения в методологию учета по головной управляющей компании AO «VITA».
1.7. Разработана методика Учета путевых листов и алгоритм расчета количества списанного горючего по нормам расхода с учетом коэффициентов (зимний/летний).
1.8. Разработан механизм учета «Единых пропусков на вывоз ТМЗ и ОС» с формированием сводной печатной формы по документам реализации, перемещения, списания, возврата.
1.9. Разработана технология взаиморасчетов по неавтоматизированным торговым точкам (НТТ) с учетом остатков и движений по складу НТТ и взаиморасчетов с контрагентом НТТ.
1.10. Разработана методология контроля «Авансов выданных».
1.11. Разработана методология учета объектов строительства и основных средств, находящихся в залоге, учет «Договоров залога».

2.Трансформация/адаптация методологии ведения бухгалтерского учета для задач управленческого учета и/или для отчетности по требованиям учредителей
2.1. Разработана методология формирования консолидированных отчетов о результатах финансово-экономической деятельности структурных подразделений холдинга на уровне цехов и участков за отчетный период с возможностью группировки данных по отдельным видам товарной продукции. По доходам и расходам разработана аналитика, имеющая двухконтурную природу. По внутреннему контуру используются абсолютные показатели бизнес-единицы отчетного периода, позволяющие оценить результат деятельности в субъективных оценках. Внешний же контур аналитики, напротив, позволяет оценить итоги деятельности отдельного субъекта с учетом его вклада в общий результат по Холдингу в целом.
2.2. Разработана технология распределения на структурные подразделения холдинга косвенных затрат на содержание материнской компании и расходы по кредитованию и получение соответствующей отчетности для топ-менеджеров.
2.3. Разработана методология формирования деятельности центров ответственности с учетом детализации позиций ОПиУ и ДДС:
2.3.1. Как отдельной хозяйственной единицы. В этом случае все другие структурные подразделения холдинга считаются сторонними организациями для выделенного структурного подразделения и оплачивают все товары/ услуги этого выделенного подразделения.
2.3.2. Как хозяйственной единицы в составе холдинга. В этом случае в статьях ОПиУ и ДДС отражаются лишь обороты со сторонними организациями холдинга. Взаимные доходы, расходы и движения денежных средств между дочерними структурными подразделениями холдинга не учитываются (элиминируются).
2.3.3. Только обороты по “внутренним” доходам, расходам и движению денежных средств между отдельными структурными подразделениями холдинга.
2.4. Разработаны единые классификаторы (номенклатура, доходы, затраты, статьи движения ДС, контрагенты и т.д.), позволяющие унифицировать и группировать объекты учета не зависимо от Плана счетов и налогообложения Кыргызстана и Казахстана для консолидации по холдингу.
2.5. Разработана методология формирования и формы отчетов с подробной детализацией по характеру обобщенных показателей, когда выбор статьи сводится к группировке по статьям затрат, а потом по месту возникновения или контрагентам.
2.6. Разработан регламент мониторинга достижения ключевых показателей бизнеса для принятия решений по эффективности использования финансовых, материальных и кадровых ресурсов.

3.Разработка методики учета затрат и расчета себестоимости.
Особенность решения данной задачи определялась технологической сложностью бизнеса, уникальностью объектных подходов в расчетах себестоимости по каждому отдельному юридическому лицу.
К специфике пищевых/кормовых производств можно отнести следующее:

Наличие множества технологических переделов с совмещенными выходами как по готовой продукции, так и по полуфабрикатам, оценку себестоимости которых необходимо контролировать.
Прямая зависимость производств от текущих заявок коммерческих служб и ресурсного обеспечения (сырье, материалы).
Значительный объем (в том числе и в ассортименте) незавершенного производства, технологических остатков по закрытию периода, с переносом их в следующий отчетный период.

Компанией «AVITIM» была разработана методика учета затрат, предполагающая динамичную настройку (по отчетному периоду) баз распределения затрат на компоненты себестоимости в плоскостях аналитики: прямые/косвенные затраты, пропорциональные/непропорциональные затраты.
В качестве основных методологических принципов было использовано:

Четкая адресация элементов затрат на тот или иной их тип - в документах проведения в соответствии с созданным для этого классификационным справочником;
Настройка баз распределения затрат по текущему периоду, в соответствии с реально используемым технологическим вариантом производства;
Сборка себестоимости по отчетному периоду с соблюдением трех основных принципов:
1)Последовательность;
2)По-передельный учет;
3)Учет в разрезе утвержденного списка элементов затрат.

Разработана методология расчета себестоимости при выполнении кузнечных, металлорежущих, сварных и сборочных работ по изготовлению нестандартного оборудования для металлообрабатывающего предприятия «VITA МашЗавод».
Разработана методология расчета производственной себестоимости по году для группы предприятий, занимающихся выращиванием масличных культур - «VITA Жетысу», «VITA Алаколь», «VITA Урджар», «VITA Зайсан».
Разработана методология производственного метода начисления амортизации, когда сумма амортизации по ОС зависит от процента выработки всего подразделения.

Данные уникальные методологии позволили определять в оперативном контуре эффективность ключевых технологических процессов в декомпозиции на производственные активы (линии, цеха, бизнес-единицы) и управляющих менеджеров.

4.Организация и постановка кадрового учета и расчета заработной платы в соответствии с нормами действующего законодательства.
«AVITIM» уже решал ранее эту задачу при запуске консалтингового проекта по активам компании АО «VITA» в Кыргызстане.
Здесь же все отличия регулировались нормами трудового законодательства Казахстана и состояли в настройках форм аналитики и расширенного перечня отчетов, отличающихся от того, что было сделано по Кыргызстану.
Результатом внедрения методологии явилась система сопровождения трудовых ресурсов на всех стадиях взаимоотношений сотрудника и компании, начиная от собеседования, приема его на работу, дальнейших назначениях и перемещениях.
Что касается блока заработной платы, то в соблюдении общей концепции, основные принципы методологии были взяты из проекта по Кыргызстану, к которому добавились специфические особенности производств, неучтенные ранее, а также отличия некоторых положений в регламентах по трудовому кодексу Казахстана.
Реализация блока заработной платы по казахстанским активам АО «VITA» позволила расширить аналитику учета и привести ее к общим концептуальным формам.
Компания «AVITIM» разработала и внедрила единые регламенты различных видов начислений за труд, предполагающие, по необходимости, и дополнительные настройки, соответствующие специфике каждого отдельного предприятия.
Единая методология начислений за труд замкнула контур сопоставимой аналитики по основному объему субъектов Холдинга (Казахстан и Кыргызстан) и установила справедливые оценки затратной части по заработной плате на объемы производства, продаж, реализации и отгрузок.

Результатом выполнения работ в рамках консалтинговой части проекта по Казахстану является система интегрированных и взаимно подотчетных производственных взаимоотношений, позволяющая:

Планировать в оперативном и среднесрочном горизонте финансово-хозяйственную деятельность всех предприятий на основе единообразных методологических подходов.
Проводить факт-анализ деятельности субъектов в оперативном и внутригодовом контуре.
Получать сравнительные показатели в целях оценки эффективности всех производств и продаж готовой продукции.
Проводить факторный анализ ключевых бизнес-процессов, как внутри основного операционного блока, так и по его вспомогательным производствам, внутренней инфраструктурной составляющей.
Выявлять источники и причины возможного снижения эффективности финансово-хозяйственной деятельности, как отдельных субъектов Холдинга, так и всей компании в целом.